上司に褒められる、相手に伝わる話し方をご紹介|明日からすぐ実践できる

上手な伝え方 仕事

「自分の考えていることを相手にうまく伝えられない」
「プレゼン中に自分でも何言っているのか分からなくなるときがある」
このように悩まれているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか?

今回は、そんなあなたのための記事です。
明日から実践できる「上司に褒められる、相手に伝わる話し方」についてご紹介します。

※本記事は、ヤフーアカデミア学長にしてグロービス講師、孫社長にも一目置かれた伊藤羊一さんの書籍を参照しております。

出典・参照元

『1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術』 伊藤 羊一 (著), 出版社:SBクリエイティブ

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1分で話せるよう話を組み立ててから、相手に伝えよう

積木

まず初めに「自分が伝えたいことを話せば、相手は話を聞いてくれる」という認識をやめましょう。
なぜなら、人は相手の話を80%聞いていません(理解していない)

あなたも話を聞いている最中に、以下のような経験があるのではないでしょうか?

  • 話が長くて退屈
  • 話のストーリーがまとまっておらず、話が頭に入ってこない
  • 聞き終えたあと、結局何を伝えたかったのか分からなかった

では、「人は相手の話を80%聞いていない」状況の中で、相手に主張を伝え、理解してもらうためにはどうすればいいのか?
それは「1分で話せるように話を組み立てて、伝えること」です。

人は、簡潔でストーリーがしっかりしている話であればあるほど、頭の中に残りやすく、理解もしやすくなります。

 話の長さストーリー
伝わらない話し方長い。主張と根拠が結びついていない。まとまっていない。
伝わる話し方短い(1分ほど)。主張と根拠が結びついている。

上記を踏まえ、次章から「1分で伝わる話し方」の具体的な方法についてご紹介していきます。


誰に伝えるのか? ゴールは何か? を整理しよう

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話をする前に「誰に、何を、どうしてもらいたいか」を言語化しましょう。
英語にすると「Who、What」となります。

話すことが苦手な方は、この「Who、What」が抜け落ちていることが多いです。

  • Who・・・誰に
  • What・・・何を、どうしてもらいたいか

Who:話す相手はどんな人かを理解する

当たり前ですが、話をするとき、聞き手が必ずいます。
結局のところ、会話は人対人のコミュニケーションなので、どれだけ正しいことを伝えても聞き手の興味のない、または求めていない話は理解してもらいにくくなります。

聞き手は何を求めているのか? 何に興味があるのか? などをイメージすることが、話し方が上手くなる第一歩です。
具体的には、以下のような項目についてです。

  • どんな役職についているか
  • どんなことに興味があるか
  • どんなことに興味がないのか
  • 何を求めているのか
  • 専門知識は理解しているのか

What:伝えることのゴールを決めよう

「聞き手をどういう状態に持っていくか」
「聞き手にどうしてもらいたいか」
のように、伝えることのゴールを設定しましょう。

例えば、会社のプレゼンや、上司を説得する場合は以下のようなゴールが想定されます。

  • 聞き手に新規事業案を承諾してもらいたい
  • 聞き手に何らかの意見を表明してもらいたい

上記のようなゴールを設定したら、それを実行するために何を伝えればいいのかを逆算で考えていきましょう。

「聞き手に話を理解してもらい、その上で〇〇してほしい」という目的があるからこそ、人はプレゼンや会議で伝えようとするのです。
ただ単に、自分の主張を述べるだけでは不十分であり、設定したゴールを達成してこそ意味があるという意識を持ってみてください。


話す際は、ロジックのあるストーリーを意識しよう

ピラミッド

相手に伝わる話し方をするときに役立つのが「ピラミッドストラクチャー」です。

ピラミッドストラクチャーとは、自身が伝えたい主張とその根拠となる事実を図式化する手法です。ちょうど三角形のピラミッドを横に3分割したような形となるため、ピラミッド構造とも呼ばれています。

引用:https://bizhint.jp/keyword/68927

ピラミッドストラクチャーを簡単にご説明すると、話には結論と根拠があり、その結論を一番上に、根拠をその下に並べたものです。
ピラミッドのような形をしていることから、ピラミッドストラクチャーと呼ばれています(下図参照)。

まずはこのピラミッドストラクチャーを用いて、結論(主張)と根拠を埋めてみてください。

まず結論(主張)から話そう

伝えるとき、まずピラミッドストラクチャーの結論(主張)から話すようにしましょう。
結論(主張)から話すことで、聞き手に最重要メッセージがまず伝わります。

例えば、営業部社員が上司に今後の戦略を伝えるケースをイメージして、以下の2つの文章を比べてみてください。

①この商品はお客様からとても絶賛されており、アンケート結果を見ても満足度が高いです。お客様のニーズに応えている商品であると考えております(根拠)。実際に数字も上がっているので、この商品の増産をご提案させていただきます(結論)。

②この商品の増産をご提案させていただきます(結論)。この商品はお客様からとても絶賛されており、アンケート結果を見ても満足度が高いです。お客様のニーズに応えている商品であると考えております(根拠)。実際に数字も上がっているので、ぜひご検討いただけると幸いです。

いかがでしょうか?
②の方が聞き手に伝わりやすいと思いませんでしょうか?

聞き手からすると、結論(主張)が最後まで分からない話を聞くことは非常に辛いものです。
まずは伝えたい結論(主張)から話し始めるようにしましょう。

根拠は3つ用意しよう

結論(主張)を言うからには、根拠が必ずあります。
なぜその結論(主張)なのか、なぜその施策をやるのか、人に提案する場合は必ず根拠も伝えましょう。
結論(主張)と根拠はセットです。

根拠の数は3つがオススメです。
1つでは説得力が乏しく、4つ以上では多すぎて逆に聞き手の頭に残りづらくなってしまうからです。

ビジネスの世界では、根拠のない結論(主張)は信頼してもらえません。
ピラミッドストラクチャーを用いて、根拠もしっかり伝えるようにしましょう。

ここまでご紹介した内容が「1分で伝わる話し方」の基本形です。

  • 「誰に、何を、どうしてもらいたいか」を言語化する
  • 話すときは「結論(主張)→根拠3つ」

の2点を意識するだけで、聞き手に伝えたいことが伝わる確率がかなり上がります!
ぜひ試してみてください。


さらに伝え方が上手になる3つのポイント

ステップアップ

さらに伝え方が上手になる3つのポイントをご紹介します!

①余分な言葉は削る

なくても伝わる言葉を削っていくことは、伝え方をさらに上達するために必要です。

ピラミッドストラクチャーで組んだロジックに合うものは残して、そうではないものは削っていきます。

「調べたことや、考えていることを全て伝えたい!」という気持ちは分かるのですが、聞き手はそれを望んでいません。
むしろ、本当に伝えたい結論(主張)に関係のないものまで伝えてしまうと、それがノイズとなってしまい聞き手の理解促進を妨げることになります。

いらない言葉をどんどん削っていきましょう。

②聞き手の右脳を刺激する

ここまでロジカルに話す方法についてご紹介してきました。
しかし、実はロジカルなストーリーだけでは「伝わる話し方」として不十分なのです。

聞き手は、ロジカルなストーリーを聞いて理解しても、行動するとは限りません。

人は感情で動く生き物です。
聞き手の右脳を刺激して、頭の中にイメージを持ってもらうことで、行動してもらえる確率が上がります。
つまり「例えば〜」のように具体的な事例を示し、聞き手の右脳を刺激することが効果的です。

何かを伝える際には「結論→根拠→具体例」を意識してみてください。

③自分を客観視する

「話ている自分を俯瞰して見る」ことが重要です。
自分を客観視して、目力はあるか、声のトーンは十分か、笑みはあるか、などをチェックしていきます。

このような自分を客観的に意識することを「メタ認知」と呼びます。

メタ認知(英:Metacognition)とは、「メタ(高次の)」という言葉が指すように、自己の認知のあり方に対して、それをさらに認知することである。

引用:Wikipedia

優秀なビジネスパーソンは、このメタ認知力が優れています。
ぜひ、あなたも自分を客観的に見るよう意識してみてください。


まとめ

伝わる話し方のポイントは以下の5つです。
特に上位2つは伝わる話し方の基本形なので、ぜひ覚えていってください。

  • 「誰に、何を、どうしてもらいたいか」を言語化する
  • 話すときは「結論(主張)→根拠3つ」
  • 余分な言葉を削る
  • 聞き手の右脳を刺激する
  • 自分を客観視する


ビジカラス
ビジカラス

本記事でご紹介したことは、明日からでもすぐに実践できるものばかりです。
伝わる話し方は、誰でも修得することができますので、試してみてください!


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